Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Wesentliche Aufgabenfelder sind dabei:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Sachgebiets, inkl. allgemeine Terminkoordination, Überwachung und Verwaltung der Verbrauchsmaterialien, Bearbeitung des täglichen Postverkehrs sowie Erstellung von Einladungen und Serienbriefen
• Kompetenter Ansprechpartner für externe Netzwerkpartner, Klienten und Mitarbeiter innerhalb der Kommunalverwaltung
• Aktive Mitarbeit in Projekten: Beantragung von Projektmittel, Verwaltung der Belege und Nachweise in den Projekten etc.
• Erstellung und Verwaltung einer Datenbank von ehrenamtlich Engagierten, Dolmetschern und aller integrationsrelevanten Akteure
• Unterstützung der Leitung bei der Haushaltsplanung und -verwaltung, wie etwa Abrechnung der Auslagen, der Fortbildungen und sonstigen Aufwendungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen, Workshops und Telefonkonferenzen, inkl. der Vorbereitung und ggf. Ausarbeitung von Präsentationen

Unterstützung im Veranstaltungsmanagement:

• Wegweiser und Aushänge, Vorbereitung von Raum, Catering etc.
• Korrespondenz in deutscher, englischer und ggf. einer weiteren Sprache

In Zusammenhang mit der Entwicklung des Sachgebiets können sich Aufgaben verändern.

Wir erwarten:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen als Beamte(r) der 2. QE oder Verwaltungsfachangestellte(r) (VFA-K oder AL I) oder alternativ eine abgeschlossene Ausbildung z.B. zum/zur Rechtsanwaltsfach-, Sozialversicherungs-, oder Steuerfachangestellte/n
• Gute praktische EDV-Kenntnisse, vor allem im Umgang mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint sowie die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Sehr gute Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse
• Einschlägige berufliche Erfahrung in den Aufgabenbereichen sowie Fremdsprachenkenntnisse vorzugsweise aus dem südosteuropäischen Raum sind wünschenswert
• Freude an kaufmännischen und verwaltungsbezogenen Arbeiten
• Ausgeprägte Team-, Kommunikations- und Beratungskompetenz
• Selbstständige Arbeitsweise sowie vorausschauendes Denken und Handeln
• Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und freundliches Auftreten
• Offenheit und Toleranz für unterschiedliche Kulturen
• Führerschein der Klasse B
• Bereitschaft, sich bei Bedarf auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu engagieren und den privateigenen Pkw zum Dienstreiseverkehr zuzulassen

Das Beschäftigungsverhältnis wird auf zwei Jahre nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetzbefristet, eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Bei Personen, die unmittelbaren Anschluss an ein Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst eingestellt werden, entfällt die Befristung, sofern sie bereits seit mindestens zwei Jahren ununterbrochen im öffentlichen Dienst tätig waren.

Wir unterstützen die Gleichberechtigung in allen Punkten.

Die Stelle ist je nach Vorliegen persönlicher Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet.

Wir bieten eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst –TVöD – einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen wie Rentenzusatzversorgung, Leistungsentgelt, Jahressonderzahlung usw.