Assistenz (m/w/d) Büro der Oberbürgermeisterin

 
 
Stellen-Nr. DB1.1-01:3063
Datum: 23.01.2025

Gemeinsam mit der Stadt Regensburg die Zukunft gestalten! Wir suchen für das Büro der Oberbürgermeisterin – vorbehaltlich des Inkrafttretens des Stellenplans zum Haushalt 2025 – zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d).

Die Stelle ist im Direktorialbereich 1 angesiedelt. Beim Direktorialbereich 1 handelt es sich um den Stab der Oberbürgermeisterin, der die Oberbürgermeisterin bei ihrer täglichen Arbeit inhaltlich und organisatorisch unterstützt. Daneben werden im Direktorialbereich 1 zentrale Themen wie Inklusion und Bürgerschaftliches Engagement, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Chancengleichheit und Städtebauliche Entwicklungsprojekte federführend begleitet.

Stellenausweisung: EG 8 TVöD / BesGr. A 6/A 7 (A 8*) BayBesG

Befristung: unbefristet

Arbeitszeit: Teilzeit mit der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit (20 bzw. 19,5 Wochenstunden)

Es besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeit bis zu weiteren 19,5 Wochenstunden, befristet bis 31.10.2025, zu erhöhen.
 
 

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

• Wahrnehmen der Aufgaben einer weiteren Assistenz der Oberbürgermeisterin; Vorzimmerdienst mit Erledigung von allgemeinen Schreib- und Büroarbeiten, selbständige Abwicklung des anfallenden Telefon- und Publikumsverkehrs, Mitarbeit bei der Verwaltung der Registratur der Oberbürgermeisterin
• Wahrnehmung der Aufgaben einer Assistenz (m/w/d) der Direktorialbereichsleitung, unter anderem Aufbereiten von Unterlagen, Sammeln von Rückmeldungen, Versand der Protokolle und Organisation von Besprechungen, Unterstützung bei der Überwachung der Vorschriften zur Arbeitssicherheit
• Verwaltung der analogen und digitalen Registratur der Direktorialbereichsleitung, Führen der Personalnebenakten aller Angehörigen des Direktorialbereiches.
• Vertretung von Kolleginnen/Kollegen im Assistenzbereich

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten

Worauf kommt es uns an?

Bewerbungsvoraussetzungen:

• Befähigung für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst, oder
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) der Fachrichtung Kommunalverwaltung (VFA-K), oder
• Erfolgreich abgeschlossener Angestellten-/Beschäftigtenlehrgang I (AL I/BL I), oder
• Alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d), zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d), zur/zum Steuerfachangestellten (m/w/d), zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten (m/w/d), oder zur/zum Bankkauffrau/-mann (m/w/d), mit der Bereitschaft, den Beschäftigtenlehrgang I zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu absolvieren.

Zudem erwarten wir:

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein herausgehobenes Maß an Einsatzbereitschaft
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Organisationstalent und Freude am selbstständigen Arbeiten
• Verbindliches Auftreten im persönlichen Kontakt und ausgeprägte kommunikative Eigenschaften
• Gute EDV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Vorkenntnisse in der elektronischen Aktenführung und mit DMS-Programmen (insb. ENAIO) sind von Vorteil

Was bieten wir Ihnen?

Regensburg ist mit etwa 177.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine Wachstumsregion mit herausragendem Potenzial. Mit über 30.000 Studierenden ist Regensburg auch eine junge Stadt mit einem vielfältigen Angebot in Freizeit, Kultur, Sport, Gastronomie, Einzelhandel und Bildung. Wir als moderner und bürgernaher Dienstleister mit etwa 4.400 Beschäftigten aus rund 60 Nationen legen besonders viel Wert auf eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie und bieten zukunftssichere Arbeitsplätze mit umfassenden Entwicklungsmöglichkeiten.

Auf das können Sie sich konkret freuen:

• (*) Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen ist im Beamtenbereich entsprechend den aktuell gültigen Regelungen der Stadt Regensburg eine Beförderung bis zur Besoldungsgruppe A 8 BayBesG möglich
• Überwiegend flexible Arbeitszeiten mit persönlichen Gestaltungspielräumen, wie z. B. Gleitzeit oder Homeoffice
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt
• Individuelle Personalentwicklung durch umfassende Fortbildungsmöglichkeiten
• Arbeitsplatz in zentraler Altstadtlage
• Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt/Leistungsprämie nach den Vorgaben des TVöD/BayBesG und den hierzu ergangenen städtischen Regelungen
• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Umfangreiche betriebliche Gesundheitsförderung
• Zuschuss zum RVV-Jobticket oder Deutschlandticket Job

Schwerbehinderte werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadt Regensburg fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/-innen (m/w/d) und bittet ausdrücklich alle Geschlechter um ihre Bewerbung.

Ihre Kontaktdaten

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